Bevragen van de lijst

 

De registratielijst seksueel grensoverschrijdend gedrag met minderjarigen in het vrijwilligerswerk bevat namen en persoonskenmerken van vrijwillige medewerkers die die zich ten op zicht van minderjarige deelnemers grensoverschrijdend gedragen hebben. Personen komen alleen op deze lijst wanneer daar een tuchtrechtelijke uitspraak voor is gedaan door een tuchtcommissie die door de auditcommissie van NOC*NSF of NOV is getoetst aan de blauwdruk seksuele intimidatie in de sport van NOC*NSF of de blauwdruk tuchtrecht Vrijwilligerswerk van Vereniging NOV.

De tuchtcommissies kunnen 2 sancties opleggen: een berisping of een schorsing. Bij een schorsing worden de naam en de persoonskenmerken van de pleger voor een bepaalde tijd opgenomen in de registratielijst. Organisaties in het jeugd- en jongerenwerk kunnen besluiten de persoon niet als vrijwilliger aan te stellen wanneer deze voorkomt in de registratielijst.

Het bevragen van de NOV registratielijst seksueel ongewenst gedrag

Het beheer van de registratielijst seksueel grensoverschrijdend gedrag met minderjarigen in het vrijwilligerswerk is alleen toegestaan wanneer voldoende zorgvuldigheid van het gebruik ervan kan worden gegarandeerd. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet er op toe dat de lijst voldoende is afgeschermd zodat niet iedereen toegang heeft. Tevens is er een protocol voor het bevragen van de registratielijst opgesteld waarom zowel de beheerder (NOV) als aangesloten organisaties zich moeten houden. 

De registratielijst heeft vier toegangsniveaus:

1] Beheerder: JustID.

2] Lokale beheerders: Vereniging NOV en NOC*NSF. Deze 2 lokale beheerders kunnen naast het bevragen van de registratielijst ook namen invoeren.

3] Raadplegers: dit zijn organisaties met een eigen afgeschermde toegang. Zij kunnen zelf de lijst bevragen.

4] Bevragers: zij hebben geen toegang tot de registratielijst. Wanneer zij een naam of een lijst van namen willen controleren gaat dat via het bureau van Vereniging NOV.

 

Eigen toegang

Alle organisaties die zijn aangesloten bij de registratielijst wijzen een contactpersoon aan die raadpleger of bevrager is. Raadplegers krijgen een eigen afgeschermde toegang. Dat kost ongeveer €20,- per maand. Daarvoor moet bij JustID een JEP certificaat aangevraagd worden. Het JEP certificaat bestaat uit een persoonsgebonden PKI certificaat met een JEP-account voor toegang tot de registratielijst op het niveau van de raadpleger.

 

Via Vereniging NOV

Bevragers hebben geen eigen toegang. Zij kunnen via NOV de registratielijst bevragen. Om er zeker van te zijn dat de mail van de contactpersoon bij de organisatie afkomstig krijgt deze contactpersoon een persoonlijke code. Deze code moet in de referentie staan van de mail en in het aanvraagformulier check de registratielijst zodat de lokaal beheerder zeker weet dat de vraag wordt gedaan door de contactpersoon bij de organisatie.

De correspondentie gaat via met een wachtwoord beveiligde mail. Voordat namen verstuurd worden van mogelijk geregistreerde personen krijgt de ontvanger een mail met een wachtwoord waarna de mail met de gegevens van personen gecodeerd wordt verstuurd.

 

Hoe werkt het

Voor het checken van een individueel persoon vult een organisatie het aanvraagformulier check de registratielijst in. Op dit formulier vul je de gegevens in waarmee personen geïdentificeerd kunnen worden. Organisaties kunnen in 1e instantie ook volstaan met achternaam en geboortedatum maar dat is onvoldoende om een persoon te identificeren. Wanneer deze achternaam en geboortedatum een hit geven bij het checken van de registratielijst moet de bevrager alsnog het aanvraagformulier check in de registratiesysteem invullen om er zeker van te zijn dat het om dezelfde persoon gaat. Dan zijn ook de voornamen, correspondentie- en verblijfadres, geboortenaam en geboorteplaats nodig.

Voor veel organisaties zal dit soms lastig zijn omdat ze in hun administratie geen geboortenaam en geboorteplaats registreren. Dit moet wel gecheckt worden om zeker te zijn dat de persoon wel of niet op de registratielijst staat. Dit zal dan rechtstreeks aan de vrijwilliger of lid gevraagd moeten worden. Het is voor organisaties dus te overwegen om deze gegevens wel in het leden- of vrijwilligersbestand op te nemen.

 

Batchinvoer

Het is mogelijk om meerdere namen te laten checken. Deze zogenaamde batchinvoer heeft in principe geen grens voor het aantal in te voeren namen. De batchinvoer werkt anders dan het controleren van individuele namen. Deze invoer gaat in twee fasen.

Fase 1: De contactpersoon van de organisatie stuurt een verzamellijst raadplegen registratiesysteem naar de lokaal beheerder. Bij geen hit ontvangt de contactpersoon bij de organisatie een standaardbrief geen hit gevonden. Wanneer er wel een hit is, ontvangt de contactpersoon een verzoek van de lokaal beheerder om het aanvraagformulier check de registratielijst in te vullen voor een persoon (of personen) die uit de batch naar voren kom(en)t. Deze correspondentie gaat via mail die met een wachtwoord beveiligd is. De contactpersoon ontvangt eerst het wachtwoord per mail waarna de mail met de naam en geboortedatum van de persoon die als hit gevonden is verstuurd wordt.

Fase 2: De contactpersoon vult de aanvullende informatie in het aanvraagformulier check in registratielijst in en mailt die informatie naar de lokaal beheerder in een met een wachtwoord beveiligde mail. Blijkt dat deze persoon (of personen) daadwerkelijk op de lijst staat dan ontvangt de contactpersoon van de bevrager een standaardbrief hit gevonden. Zowel de lokaal beheerder als de contactpersoon bij de bevrager verwijderen de mail uit de inbox en de verwijderde items.

 

Invoeren van namen in de registratielijst

Daadwerkelijk namen invoeren kan alleen door de beheerder en de lokaal beheerders gedaan worden. Dat zijn respectievelijk JustID, Vereniging NOV en NOC*NSF. Dat gebeurt nadat een tuchtcommissie een uitspraak voor schorsing heeft gedaan. De persoonsgegevens van de pleger worden dan aan de betreffende lokaal beheerder doorgegeven. Dat wordt formeel gedaan door het bestuur van de organisatie waarvoor de tuchtcommissie werkzaam is. In de praktijk zal binnen de organisatie een persoon aangewezen zijn, een ambtelijk secretaris of contactpersoon, die het registratieformulier pleger invult en doorstuurt naar de beheerder. 

Melding 

Aanmeldingen worden schriftelijk gedaan met het registratieformulier pleger. Dat kan via een beveiligde mail d.m.v. een wachtwoord. Zowel de ambtelijk secretaris of contactpersoon bij de meldende organisatie als bij de lokale beheerder verwijderen na plaatsing op de registratielijst de mail met het aanmeldformulier uit de inbox, de box met verzonden items en de box met verwijderde items. Bij het bewaren van een uitdraai of kopie van het ingevulde aanmeldformulier zullen beide partijen alle zorgvuldigheid betrachten die nodig is om te voorkomen dat vreemden deze formulieren kunnen lezen.

Zodra de gegevens van de pleger in het registratiesysteem staan, genereerd het systeem automatisch een brief voor de pleger, brief inschrijving register, met zijn of haar gegevens, de lengte van de schorsing en de datum wanneer de pleger wordt uitgeschreven uit het systeem. Deze brief komt via de beveiligde verbinding bij de lokaal beheerder en deze stuurt de brief direct naar de pleger.